Administration

Lägg till eller ändra anställda manuellt
Som administratör kan du enkelt lägga till och ändra anställda i inloggat läge på advinans.se.    För att lägga till anställd: Logga in på advinans.se. Gå till "Administration". Gå till "Anställda". Välj "Lägg till anställd". Lägg in information om en anställd manuellt och spara.   Viktigt att komma ihåg är att anställda måste tillhöra en förmånsgrupp för att försäkringar och pension ska gälla.    För att ändra en befintlig anställd: Välj "Anställda". Sök fram och välj den anställde. Ändrar uppgifter och spara.
Import av anställda via fil
Rapportering till Advinans kan administreras via filimport. I implementeringen bestäms filformat och intervall.    För att komma till tjänsten importera fil: Logga in på advinans.se. Gå till "Administration" och "Anställda". Välj "Importera". Importera fil. Dra in filen i boxen eller klicka på "Välj fil" och uppdatera sedan kolumner vid behov. Resultatet av inläsningen ser du i listan, bekräfta ändringar och anställdas uppgifter är uppdaterade.
Advinans tjänst för fakturor
I advinans.se samlar vi alla våra samarbetspartners fakturor och förmedlar dessa vidare till er som arbetsgivare. För att komma igång behöver ni lägga in en eller flera fakturamottagare samt i vilket eller vilka format ni önskar få fakturorna i.  Välj fliken "Fakturering" under "Företag". Lägg in önskad e-postadress dit fakturorna ska skickas och i vilka format ni vill få fakturorna i. Så fort det finns en ny faktura att hämta skickas denna vidare till angiven adress i önskat format.
Redovisning av SL-biljetter för löneavdrag
Om företaget erbjuder anställda att köpa årsbiljett hos SL genom ett nettolöneavdrag så hittar ni en månadsrapport och redovisningsunderlag vid SL-årsblijett.  I rapporten redovisas anställda som har en pågående biljett och vilket löneavdrag som ska göras. Det kommer en ny rapport för varje aktuell månad.  
Administration av tjänstepension och försäkring
Rapportering av personaländringar som när någon har börjat, slutat eller fått ny lön kan hanteras manuellt eller via fil direkt från lönesystemet om ni använder filtjänsten. Manuell hantering sker via listan över anställda där du för varje anställd kan gå in och göra förändringar. För anställda som ska omfattas av riskförsäkringar behöver ni intyga att den anställde är fullt arbetsför när försäkringen tecknas eller ändras.    För att en anställd ska vara fullt arbetsför gäller det att den anställde: Kan fullgöra sitt vanliga arbete utan inskränkningar. Inte uppbär sjuklön från arbetsgivare eller ersättning från försäkringskassan (med ersättning från Försäkringskassan avses sjuk- eller rehabiliteringspenning, aktivitetsersättning, sjukersättning eller annan ersättning på grund av arbetsoförmåga). Inte har arbetsskadelivränta eller att lönebidragsanställning, vilande aktivitetsersättning/sjukersättning eller motsvarande ersättning inte är beviljad.   Om företaget är färre än 5 anställda gäller dessutom att den anställde: Inte varit sjukskriven mer än 5 dagar i följd de senaste 360 dagarna.  
Tjänstledighet och föräldraledighet
Anställda som är tjänstlediga eller föräldralediga kan hanteras manuellt från listan över anställda eller via fil direkt från lönesystemet om ni använder filtjänsten. Tjänstlediga och föräldralediga har tillgång till Advinans, men eventuell avsättning till pension genom Advinans pausas. Riskförsäkringar slutar att gälla under tjänstledighet, vid föräldraledighet beror det på policyn som bestäms för respektive riskförsäkring.
Uppge kollektivavtal
Uppgift om kollektivavtal styr informationen som visas om vilken pension och vilket försäkringsskydd medarbetarna omfattas av. Uppgiften används även om medarbetaren har tillgång till den digitala pensionsrådgivningstjänsten.
Rapportera försäkringsärende
Har en anställd råkat ut för en skada eller anmälas detta till Euro Accident. Den anställde kan ringa in eller använda en blankett för skadeanmälan. Se nedan för exakta uppgifter per försäkring. Alla blanketter finns tillgängliga under ”Blanketter” längst ner på Advinans hemsida. Sjukförsäkring och premiebefrielseförsäkring Sjukförsäkring och premiebefrielseförsäkring ger anställda ersättning vid långvarig sjukskrivning. Efter 90 dagars sjukfrånvaro ska en sjukanmälan göras till Euro Accident. Använd blankett ”Euro Accident sjukanmälan”. Vid sjukanmälan behöver du bifoga sjukskrivningsintyg, intyg om sjukpenning under de senaste fyra åren, vidimerad kopia av ID-handling samt Försäkringskassans senaste beslut om Sjukpenninggrundande inkomst. Sjukförsäkringen ger den anställde ersättning för förlorad arbetsinkomst och premiebefrielseförsäkringen tar över insättningarna till tjänstepensionen, karenstiden är 90 dagar för båda försäkringarna. I Euro Accidents sjukförsäkring (PlanSjuk) ingår även extraförsäkringar i form av rehabförsäkring och samtalsstöd. För mer info se Advinans/Euro Accidents hemsida. Blankett: Euro Accident Sjukanmälan Olycksfallsförsäkring Har en anställd drabbats av en skada eller en olycka som ger ersättning från Olycksfallsförsäkringen används blanketten Euro Accident Skadeanmälan Olycksfallsförsäkring. För att säkerställa ersättning för utgifter bör originalkvitton bifogas. Blankett: Euro Accident Skadeanmälan Olycksfallsförsäkring Sjukvårdsförsäkring Om den anställde behöver söka vård via sjukvårdsförsäkringen används Euro Accidents e-vårdtjänst (Doktor24) alternativt telefontjänst: 0771 – 10 50 10. Inom sju dagar garanteras tid hos specialist och inom 14 dagar garanteras operation eller åtgärd. För att få ut ersättning för kvitton används blankett. Blankett: Euro Accident Skadeanmälan Kvittoersättning Sjukvårdsförsäkring Privat Livförsäkring Tjänstegrupplivförsäkring (TGL) och extra livförsäkring betalar ut skattefritt belopp till förmånstagare om en anställd avlider. Euro Accident får information om dödsfall från folkbokföringsregistret, som arbetsgivare behöver du därför inte göra något. Euro Accident kontaktar förmånstagare för utbetalning av försäkringsbelopp när de fått information om dödsfallet. Kontaktuppgifter till Euro Accident: Kundservice: Tel. 077-440 00 10, info@euroaccident.se Anmäl skada: Sjuk- och Olycksfall: 0771-10 50 13 Samtliga blanketter hittar du under ”Blanketter” på advinans.se
Skapa artiklar
Som Administratör kan du skapa artiklar hos Advinans som företaget vill dela med anställda.   Gör såhär för att skapa artiklar: Logga in på advinans.se. Gå till ”Administration”. Välj ”Artiklar” och ”Skapa artikel”. Skriv rubrik och ingress. Skriv artikelns innehåll. Ladda upp eventuell bild. Välj vilken/vilka förmånsgrupp(er) som du vill dela artikeln med. Välj vilken/vilka kostnadsställen (avdelningar som du vill dela artikeln med. Välj kategori för artikeln. Du kan även markera artikeln som viktig. Välj vilket datum artikeln ska publiceras. Väl synlighet och spara.
Lägg till administratörer
Huvudadministratören kan lägga till fler anställda som administratörer på advinans.se. Gå till ”Administration” när du loggat in på advinans.se. Gå till ”Anställda”. Välj anställd. Välj ”Ändra systemrättigheter”. Välj roll och spara.   Anlitar företaget en extern part för administration av exempelvis lönerapporter kan ni utse personen till administratör på advinans.se. Lägg upp den externa parten som anställd i företaget och ange samma anställningsdatum som slutdatum, exempelvis anställningsdatum 2021-06-01, slutdatum 2021-06-01 och ange 0 kr i lön. Viktigt att komma ihåg är att inte lägga till denna person i någon förmånsgrupp för att undvika att aktivera några försäkringar för denna person. Efter att dessa steg är genomförda kan ni lägga till personen som administratör.