Som administratör kan du enkelt lägga till och ändra anställda i inloggat läge på advinans.se.    För att lägga till anställd: Logga in på advinans.se. Gå till "Administration". Gå till "Anställda". Välj "Lägg till anställd". Lägg in information om en anställd manuellt och spara.   Viktigt att komma ihåg är att anställda måste tillhöra en förmånsgrupp för att försäkringar och pension ska gälla.    För att ändra en befintlig anställd: Välj "Anställda". Sök fram och välj den anställde. Ändrar uppgifter och spara.

Rapportering till Advinans kan administreras via filimport. I implementeringen bestäms filformat och intervall.    För att komma till tjänsten importera fil: Logga in på advinans.se. Gå till "Administration" och "Anställda". Välj "Importera". Importera fil. Dra in filen i boxen eller klicka på "Välj fil" och uppdatera sedan kolumner vid behov. Resultatet av inläsningen ser du i listan, bekräfta ändringar och anställdas uppgifter är uppdaterade.

I advinans.se samlar vi alla våra samarbetspartners fakturor och förmedlar dessa vidare till er som arbetsgivare. För att komma igång behöver ni lägga in en eller flera fakturamottagare samt i vilket eller vilka format ni önskar få fakturorna i.  Välj fliken "Fakturering" under "Företag". Lägg in önskad e-postadress dit fakturorna ska skickas och i vilka format ni vill få fakturorna i. Så fort det finns en ny faktura att hämta skickas denna vidare till angiven adress i önskat format.

Om företaget erbjuder anställda att köpa årsbiljett hos SL genom ett nettolöneavdrag så hittar ni en månadsrapport och redovisningsunderlag vid SL-årsblijett.  I rapporten redovisas anställda som har en pågående biljett och vilket löneavdrag som ska göras. Det kommer en ny rapport för varje aktuell månad.  

Rapportering av personaländringar som när någon har börjat, slutat eller fått ny lön kan hanteras manuellt eller via fil direkt från lönesystemet om ni använder filtjänsten. Manuell hantering sker via listan över anställda där du för varje anställd kan gå in och göra förändringar. För anställda som ska omfattas av riskförsäkringar behöver ni intyga att den anställde är fullt arbetsför när försäkringen tecknas eller ändras.    För att en anställd ska vara fullt arbetsför gäller det att den anställde: Kan fullgöra sitt vanliga arbete utan inskränkningar. Inte uppbär sjuklön från arbetsgivare eller ersättning från försäkringskassan (med ersättning från Försäkringskassan avses sjuk- eller rehabiliteringspenning, aktivitetsersättning, sjukersättning eller annan ersättning på grund av arbetsoförmåga). Inte har arbetsskadelivränta eller att lönebidragsanställning, vilande aktivitetsersättning/sjukersättning eller motsvarande ersättning inte är beviljad.   Om företaget är färre än 5 anställda gäller dessutom att den anställde: Inte varit sjukskriven mer än 5 dagar i följd de senaste 360 dagarna.  

Anställda som är tjänstlediga eller föräldralediga kan hanteras manuellt från listan över anställda eller via fil direkt från lönesystemet om ni använder filtjänsten.    Tjänstlediga och föräldralediga har fortsatt tillgång till Advinans, men om en person är tjänstledig pausas eventuell avsättning till pension genom Advinans. Även riskförsäkringar slutar gälla under tjänstledighet.    Om en anställd är föräldraledig beror det på företagets policy om pensionsförsäkringar fortlöper eller om dem pausas helt. Vid föräldraledighet kan även riskförsäkringar sluta gälla beroende på företagets policy som bestämts för respektive försäkring.

Uppgift om kollektivavtal styr informationen som visas om vilken pension och vilket försäkringsskydd medarbetarna omfattas av. Uppgiften används även om medarbetaren har tillgång till den digitala pensionsrådgivningstjänsten.

Har en anställd råkat ut för en skada eller sjukdom ska detta anmälas till försäkringsbolaget Euro Accident. Nedan finner du samlad information om vad du som arbetsgivare samt den anställde behöver göra om anställd blir sjuk eller skadad. Administration i portalen Du som arbetsgivare behöver inte göra några ändringar för den anställda på advinans.se. Sjukfrånvaro regleras av försäkringsbolaget och hanteras inte i advinans.se. Sjukanmäla anställd till Euro Accident Sjukförsäkring och premiebefrielseförsäkring ger anställda ersättning vid långvarig sjukskrivning. Efter 90 dagars sjukfrånvaro ska den anställda skicka in en sjukanmälan till Euro Accident genom att logga in i Euro Accidents app eller logga in på "Mina sidor" på euroaccident.se och skicka in en sjukanmälan.  Du som arbetsgivare anmäler in den anställde till Comeback med Samtalsstöd genom denna länk: Skadeanmälan Rehabilitering - ComeBack Anmälan för medarbetare som nyligen blivit sjukfrånvarande ska vara Euro Accident tillhanda senast den 30:e sjukfrånvarodagen. Sjukvårdsförsäkring Om en anställd behöver söka vård via sjukvårdsförsäkringen kan den anställda vända sig till Euro Accidents e-vårdtjänst Doktor24 genom att logga in på euroaccident.se och klicka sig vidare till sjukvårdsförsäkringen, alternativt ringa telefontjänsten: 0771 – 10 50 10. Inom sju dagar garanteras tid hos specialist och inom 14 dagar garanteras operation eller åtgärd.  Olycksfallsförsäkring Har en anställd drabbats av en skada eller en olycka kan den anställda göra en skadeanmälan i Euro Accidents app. Livförsäkring Tjänstegrupplivförsäkring (TGL) och extra livförsäkring betalar ut skattefritt belopp till förmånstagare om en anställd avlider. Euro Accident får information om dödsfall från folkbokföringsregistret, som arbetsgivare behöver du därför inte göra något. Euro Accident kontaktar förmånstagare för utbetalning av försäkringsbelopp när de fått information om dödsfallet. Kontaktuppgifter till Euro Accident: Kundservice: Tel. 077-440 00 10, info@euroaccident.com.

Som Administratör kan du skapa artiklar hos Advinans som företaget vill dela med anställda.   Gör såhär för att skapa artiklar: Logga in på advinans.se. Gå till ”Administration”. Välj ”Artiklar” och ”Skapa artikel”. Skriv rubrik och ingress. Skriv artikelns innehåll. Ladda upp eventuell bild. Välj vilken/vilka förmånsgrupp(er) som du vill dela artikeln med. Välj vilken/vilka kostnadsställen (avdelningar som du vill dela artikeln med. Välj kategori för artikeln. Du kan även markera artikeln som viktig. Välj vilket datum artikeln ska publiceras. Väl synlighet och spara.

Huvudadministratören kan lägga till fler anställda som administratörer på advinans.se. Gå till ”Administration” när du loggat in på advinans.se. Gå till ”Anställda”. Välj anställd. Välj ”Ändra systemrättigheter”. Välj roll och spara.   Anlitar företaget en extern part för administration av exempelvis lönerapporter kan ni utse personen till administratör på advinans.se. Lägg upp den externa parten som anställd i företaget och ange samma anställningsdatum som slutdatum, exempelvis anställningsdatum 2021-06-01, slutdatum 2021-06-01 och ange 0 kr i lön. Viktigt att komma ihåg är att inte lägga till denna person i någon förmånsgrupp för att undvika att aktivera några försäkringar för denna person. Efter att dessa steg är genomförda kan ni lägga till personen som administratör.